Proposta de implementação de programa de gestão arquivística de documentos na empresa brasileira de correios e telégrafos

Abstract

O objetivo do presente estudo é propor a implementação de um Programa de Gestão Arquivística de Documentos na Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – Correios, definindo procedimentos a serem adotados desde a produção até a destinação final dos documentos, bem como a definição do ciclo vital da documentação, elaboração de instrumentos de gestão arquivística e definição da Política de Gestão Documental. Visando a padronização e controle dos procedimentos a serem realizados nos documentos produzidos e recebidos pelos Correios, assim como sua guarda e a acesso às informações quando necessário. A ausência de um programa de gestão documental na empresa acarretou, ao longo do tempo, uma grave deficiência na organização, armazenamento, recuperação e eficácia da informação arquivística, sobrecarregando também as despesas institucionais com alugueis de galpão para armazenamento de documentos sem nenhum critério. Com a implementação do programa espera-se acabar com o problema histórico de ausência de procedimentos padrão de gestão documental nos Correios, adequar a empresa à legislação arquivística vigente, reduzir despesas com a racionalização da guarda documental, oferecer, de forma sistematizada, subsídios ao processo decisório em todos os níveis, além de proporcionar um ganho intangível para a empresa: a preservação de sua memória institucional. Como resultado final, foi possível concluir que tanto quanto outros recursos da empresa, a gestão dos documentos e consequentemente da informação pode gerar lucros e, ainda, poupar muitos custos, mostrando-se como importante insumo para as organizações.